Início da Tramitação dos Processos Eletrônicos

COMUNICADO.

É com imensa satisfação que reiteramos o já anunciado início dos Processos Eletrônicos para a Graduação. O desafio é proporcional aos benefícios que essa quebra de paradigma trará na rotina de trabalho dos servidores. Economicidade, celeridade e publicidade são apenas alguns dos atributos que estão intrínsecos à mudança aqui narrada.

Neste sentido, é de extrema importância que os sujeitos envolvidos atuem conforme as suas competências e habilidades com o máximo grau de envolvimento! Todos, sem exceção, podem e devem contribuir para a melhora da proposta que para o momento e dentro das perspectivas analisadas foi cristalizada como o procedimento que será detalhado aqui. 

1. Abertura do Processo;

Todos os processos da graduação que são provocados por alunos, ex-alunos ou usuários que não possuem vínculo direto com a UFCG, serão realizados mediante acesso ao módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI.

2. Requisitos para acesso ao módulo;

Todo e qualquer usuário que queira usar o módulo de peticionamento deverá se cadastrar previamente. O procedimento exige a entrega de documentos pessoais (RG, CPF e Comprovante de Residência), geração e assinatura de Termo de Declaração de Concordância e Veracidade. A ação é iniciada pelo usuário externo com o preenchimento de formulário eletrônico gerado no SEI e completada com a entrega nos Protocolos da documentação supracitada. O protocolo por seu turno, gera um processo eletrônico e encaminha para o Suporte SEI habilitar o usuário no sistema. Os procedimentos podem ser visualizados na íntegra por meio de vídeos tutoriais destinados aos servidores dos protocolos e aos interessados que queiram se cadastrar como usuários externos.

3. Peticionamento e digitalização de documentos necessários à instrução;

Após a liberação do acesso ao usuário externo, estará este apto à abertura de quaisquer um dos 25 tipos de processos liberados para este fim. TODOS os processos estão classificados e nomeados de acordo com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos. O usuário irá escolher o tipo diretamente em uma lista, preencher um formulário com informações pessoais e específicas ao pedido e selecionar o protocolo que acolherá a documentação complementar à instrução e que necessite ser digitalizada. A documentação relacionada será aquela constante no Manual da PRE. Gerado o processo eletrônico, deverá o interessado dirigir-se ao Protocolo do seu Centro/Campi para providenciar a digitalização e juntada no processo. Feito o procedimento, o setor de Protocolo encaminhará o processo eletrônico para a Coordenação de Graduação e/ou PRE conforme o caso.

4. Operacionalização nos Processos;

Certidões e despachos que são utilizados nos processos físicos serão as mesmas utilizadas no SEI. A análise e tramitação do processo permanece inalterada O que muda é apenas o meio que deixa de ser físico e passa a ser eletrônico. Por isso não serão criados pelo Suporte SEI, após gerado o processo eletrônico pelo usuário externo, documentos relacionados para cada tipo. O servidor que decide no processo é a pessoa mais competente para instruí-lo dentro de sua especificidade, podendo utilizar os seus documentos próprios já produzidos, tendo o máximo cuidado de replicá-los dentro do SEI usando o Editor de Textos nativo do Sistema. Uma vez utilizado, este documento pode ser relacionado em “Modelos Favoritos” ou pode se criar um “Texto Padrão” para cada situação. Tudo dentro do próprio SEI! Outra ferramenta de melhoria de fluxo é a criação da “Base de Conhecimento” que poderá ser produzida pelos setores envolvidos e incluída e/ou alterada a qualquer tempo.

5. Suporte aos usuários;

Caberá ao Suporte SEI dirimir as questões técnicas de utilização do SEI. Instrução de processos, documentos necessários e outras questões específicas deverão ser dirimidas por quem tem competência institucional para tal. Entendemos que o mais importante é o fluxo contínuo de informações entre os setores para que o procedimento geral seja o mais claro possível para toda a comunidade acadêmica.

Por fim, gostaríamos de agradecer todos os que até aqui se empenharam para a realização deste feito. Deixamos aqui os mais sinceros votos de sucesso!

Respeitosamente,

Suporte SEI-UFCG